Von Papierchaos zu Echtzeit-Transparenz: Wie Smartsheet Miller & Long modernisierte

Seit über 70 Jahren genießt Miller & Long einen exzellenten Ruf für zuverlässige Betonstrukturen. Hinter den Kulissen jedoch waren die internen Abläufe alles andere als zeitgemäß. Projektdaten wurden manuell auf Papier erfasst, mit vorgedruckten Checklisten gesammelt und in voneinander getrennte Systeme eingegeben. Das führte zu fehleranfälligen Prozessen, Verzögerungen und einem Mangel an Übersicht.

Die Zeitnehmer auf den Baustellen dokumentierten täglich den Materialverbrauch, die geleisteten Arbeitsstunden und weitere Projektdetails auf Papierformularen. Diese Blätter waren oft zerknittert, vom Regen durchnässt oder schwer lesbar. Die Mitarbeiter in der Zentrale verbrachten daraufhin Stunden damit, die Daten zu entziffern und manuell zu übertragen. Zusätzlich erschwerten physische Lieferscheine von Zulieferern den Überblick. Diese Abläufe verzögerten Entscheidungen und führten zu hohen Fehlerquoten.

Angesichts dieser Herausforderungen entschied sich die Geschäftsführung von Miller & Long für eine umfassende Modernisierung mit Smartsheet. Die Plattform ermöglichte die Digitalisierung zentraler Prozesse und reduzierte die Abhängigkeit von papierbasierten Arbeitsweisen. Zeitnehmer konnten Lieferscheine einfach mit dem Smartphone fotografieren und direkt in Smartsheet hochladen. Wie IT-Direktorin Raylene Dufresne erklärt, erhielt die Zentrale so das Originaldokument schneller als jede Papierkopie per Post.

Mit dem Data Uploader von Smartsheet wurden auch Datensätze aus verschiedenen Systemen automatisch zusammengeführt. Statt mühsam Tabellen aus unterschiedlichen Quellen abzugleichen, konnte das Unternehmen auf zentralisierte und aktuelle Informationen zugreifen. Eingebaute Formeln und Reporting-Funktionen erleichterten zusätzlich die Nachverfolgung von Ausgaben und Projektfortschritt.

Die Ergebnisse sprechen für sich. Miller & Long konnte den Zeitaufwand für manuelle Eingaben deutlich reduzieren, vollständig auf Papier verzichten und ein zuverlässigeres Berichtswesen etablieren.

Dufresne fasst es treffend zusammen: „Die Buchhaltung brauchte früher immer die physischen Lieferscheine. Jetzt machen die Zeitnehmer einfach ein Foto, und die Information ist sofort verfügbar. Das ist phänomenal.“

Die Geschichte von Miller & Long zeigt, wie effektiv die richtigen Tools traditionelle Arbeitsweisen transformieren können. Smartsheet hat dem Unternehmen nicht nur geholfen, schneller zu arbeiten, sondern auch intelligenter.

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